Door: Barbara Bartlein

Nieuw onderzoek toont aan dat vergaderingen die uitlopen de grootste tijdverspiller zijn op de werkplek. Meer dan 27 procent van de ondervraagde werknemers zegt dat vergaderingen de grootste boosdoener zijn wanneer het gaat om inefficiëntie en gebrek aan productiviteit. Nu bedrijven besparen op personeel, neemt de druk op de andere werknemers toe om efficiënt met hun tijd om te gaan. Niettemin zijn er heel wat werknemers die een goed time-management saboteren door vergaderingen te onderbreken en te laten uitlopen.

Dit zijn een paar ‘rode vlaggen’ die aangeven dat een vergadering slecht geleid wordt:

1. Niemand heeft de leiding. Als het niet duidelijk is wie de leiding heeft, neigen de aanwezigen ertoe tijd te verspillen, hun standpunten uitvoerig uit te leggen en geen conclusies te trekken.

2. Niet op tijd starten. Deze praktijk ‘leert’ werknemers te laat te komen en extra tijd uit te trekken om te socializen.

3. Gebrek aan doelstellingen of agenda. Als er geen duidelijke doelstelling of agenda vooropgesteld is, dan kan een vergadering makkelijk ontsporen. De deelnemers hebben er dan geen idee van waarover het moet gaan of hoe lang de discussie mag duren.

4. Een lange gastenlijst. Als algemene regel geldt dat hoe meer mensen een vergadering bijwonen, hoe minder werk je voor elkaar krijgt. Als de lijst van aanwezigen erg lang is, betekent dat meestal dat men bang is om mensen uit te sluiten en niet dat elke aanwezige ook echt nodig is op deze vergadering.

5. Is routine geworden. Vergaderingen die geregeld plaatsvinden kunnen aan belang inboeten door veranderende omstandigheden of een wisselend personeelsbestand. ‘Vaste’ vergaderingen moeten geregeld geëvalueerd worden om na te gaan of ze daadwerkelijk nog moeten plaatsvinden.

Om te leren hoe je vergaderingen productiever maakt, contacteerde ik Chris Clarke-Epstein, CSP, auteur van het boek ‘I Can’t Take Your Call Right Now, I’m in a Meeting.” Chris Clarke-Epstein leert werknemers sneller leren en beter werken. Ze reikt je een aantal concrete ideeën aan om je vergaderingen efficiënter te maken.

Idee #1: Niet elke vergadering moet plaatsvinden. Vergaderingen moeten belegd worden als er een conflict opgelost moet worden, als groepen mensen moeten samenwerken of als mensen gezamenlijk geïnformeerd moeten worden. Vergaderingen zijn een groepsactiviteit, dus ze zijn nuttig als een groep mensen een consensus moet bereiken of moet samenkomen rond een idee of een plan.

Idee#2: De persoon die de vergadering samenroept moet meer doen dan de vergaderzaal reserveren. Er zijn ook logistieke kwesties te regelen, zoals: de tijdsindeling, het nodige materiaal en drank of broodjes. Deze persoon moet ook de agenda vastleggen en de nodige documenten ronddelen. Het is belangrijk om systematisch op te volgen wie welke taak op zich heeft genomen en wat de resultaten van de vergadering zijn.

Idee #3: Vergaderingen zijn niet beter dan de mensen die ze bijwonen. Volgens het Warton Center for Applied Research is de primaire oorzaak van onproductieve vergaderingen het feit dat ze niet door de juiste mensen worden bijgewoond. De meest nuttige deelnemers aan om het even welke vergadering zijn: mensen die over de informatie beschikken die je nodig hebt, mensen die beslissingen kunnen nemen en mensen die deze beslissingen zullen uitvoeren.

Idee #4: Wat in het verslag wordt opgenomen, maakt kans om uitgevoerd te worden. Alle vergaderingen hebben een soort van collectief overeengekomen geheugen nodig. Als er niet genoteerd wordt, kan een consensus snel vervliegen. Verslagen moeten de beslissingen die genomen zijn samenvatten en de acties oplijsten waarover men het eens was, verantwoordelijkheden vastleggen en de deadlines voor al deze acties weergeven.

Idea #5: Vergaderingen die aflopen zonder dat er taken worden toegewezen zijn gedoemd om zich te herhalen. Groepen zijn vaak heel goed in het nemen van beslissingen en ongelofelijk slecht in het uitvoeren hiervan. Per beslissing moet er één persoon worden aangeduid die deze binnen een bepaalde tijdslimiet zal uitvoeren. Waak erover dat iedereen een deel van de verantwoordelijkheid krijgt.

Idea #6: Teams die hun vergaderingen evalueren hebben betere vergaderingen. Neem op het eind van elke vergadering twee tot drie minuten de tijd om het proces te evalueren. Gebruik fiches en antwoord op de volgende vragen:

Zijn de doelstellingen van de vergadering gehaald? Was de formule van deze vergadering efficiënt? Was de vergadering nuttig? Het echte nut van een vergadering is wat er feitelijk gebeurt nadat de vergadering is afgerond. Zorg ervoor dat je de mensen aanduidt die verantwoordelijk zijn voor het behalen van resultaten.

En onthou: wat je niet opvolgt, zal niet gebeuren.